Case Study Meldewesen: WebID und die Stadt Wiesbaden

Case Study Meldewesen: WebID und die Stadt Wiesbaden

eGovernment: Digitalisierung des Meldewesens

WebID Solutions, ekom21 und die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden haben Ende Oktober 2023 gemeinsam ein Pilotprojekt zur Digitalisierung des Meldewesens gestartet, für das VideoID – das Video-Ident-Verfahren der WebID – integriert wurde.

Das Pilotprojekt stellt einen Meilenstein dar, denn hiermit können zeitaufwändige Formalitäten nachhaltig reduziert und Verwaltungsdienstleistungen zukünftig barrierefreier, komfortabler und effizienter gestaltet werden. So ist es Bürger:innen zum ersten Mal in Deutschland möglich, sich digital an- und umzumelden – dank der Umsetzung des Projekts durch den digitalen Identitätsdienstleister WebID und des IT-Dienstleisters ekom21.

Volljährigen Bürger:innen in Wiesbaden ist es nun möglich, sich komplett digital und ohne Termin bei einem Mitarbeitenden im Einwohnermeldeamt an- oder umzumelden. Der digitale Meldebescheid wird in diesem Prozess durch den Vermieter oder die Vermieterin bei der Stadt eingereicht. Nach erfolgreicher digitaler Dateneingabe erfolgt die Online-Identifikation per Video-Ident und ab dann haben die Bürger:innen sechs Monate Zeit, um ihren Ausweis in der Meldebehörde an einem Self-Service-Terminal zu updaten.

Der Sticker mit der Adress-Aktualisierung wird postalisch an die Bürger:innen gesendet und kann im Nachgang selbstaufgeklebt werden. Im Gegensatz zu anderen Erledigungen bei Behörden ist diese digitale Wohnungsan- oder Ummeldung an keinerlei Vorbedingungen geknüpft. Neben Video-Ident soll in Zukunft auch die eID (Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises) angebunden werden.

Hintergrund

Einer der häufigsten Gründe, weshalb Bürger:innen in Deutschland in direkten Kontakt mit der öffentlichen Verwaltung treten, ist der Um- oder Auszug und die damit einhergehende Verpflichtung zur Um- und Abmeldung des Wohnsitzes. Dafür haben Bundesbürger:innen 14 Tage Zeit  (Bürgerpflicht). Das Pilotprojekt setzt genau hier an und ermöglicht es den Wiesbadener Bürger:innen, dies bequem und stressfrei von zu Hause aus zu erledigen. Das Projekt setzt damit ein wegweisendes Zeichen für die Zukunft digitaler Verwaltungsdienstleistungen in Deutschland.

WebID und Wiesbaden: Mit wegweisendem Digitalisierungsprojekt bereits 2020 erfolgreich

Die Blaupause für die digitale Wohnungsan- und Ummeldung entstand mit der digitalen Anmeldung zur Eheschließung. In  der Presse als „Deutschlands romantischster Online-Dienst“ betitelt, steht sie Bürger:innen der hessischen Hauptstadt seit Dezember 2020 zur Verfügung – ebenfalls ein gemeinsames Erfolgsprojekt von WebID und der Stadt Wiesbaden. Derzeit entscheiden sich 96 Prozent der Heiratswilligen in Wiesbaden für das digitale Aufgebot. Auch hier wurde der Service inzwischen um die eID erweitert.

Challenge

Das bisherige Verfahren ohne Online-Dienst war umständlich und zeitaufwändig: Nach dem Umzug mussten Bürger:innen einen Termin beim Bürgeramt vereinbaren, sich gegebenenfalls von der Arbeit freistellen lassen und mit eventuell längeren Wartezeiten im Amt rechnen – zusätzlicher Stress in den ohnehin hektischen ersten Wochen nach dem Umzug.

Ein Pilotprojekt mit Signalfaktor
Die digitale An- und Ummeldung in Wiesbaden setzt einen klaren Fokus auf die Bürgerfreundlichkeit. Die Möglichkeit, den Verwaltungsprozess bequem und effizient von zu Hause aus zu erledigen, erleichtert den Bürger:innen nicht nur den Umzug, sondern trägt auch dazu bei, den Kontakt mit der Verwaltung für sie angenehmer zu gestalten.

Weiter stockt die Digitalisierung in Deutschland – obwohl sie herbeigesehnt wird

Abgesehen von solchen Pilotprojekten schneidet Deutschland beim E-Government im europäischen Vergleich nach wie vor schlecht ab. Im DESI-Index, dem Digitalisierungsindex für den öffentlichen Sektor der Europäischen Union, liegt Deutschland weiterhin nur im Mittelfeld.
Laut der Studie dauert ein Behördengang in Deutschland durchschnittlich zwei Stunden, obwohl sich die Bürger:innen viele Dienstleistungen längst digital wünschen. Viele weitere Studien und Befragungen, zum Beispiel die Bitkom-Digitalisierungs-Studie 2022, zeigen, dass Deutschland vor allem mehr Tempo bei der Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen braucht. Dazu gehört jedoch auch die Bereitschaft der Kommunen, ausgefeilte Lösungen aufzugreifen und weiterzuentwickeln.

Durch die effektive Zusammenarbeit von Technologie und öffentlicher Verwaltung wird der Alltag der Bürgerinnen und Bürger erleichtert.“ Patrick Burghardt, Digitalstaatssekretär, CIO des Landes Hessen

Lösung

VideoID von WebID Solutions
Die Lösung zur Vermeidung des bürokratischen Mehraufwands, welche durch das Projekt zur Digitalisierung des Meldewesens in Wiesbaden adressiert wurde, beruhte auf einer Integration der Identifikationslösung VideoID in den bestehenden Verwaltungsprozess. Der gewählte Ansatz zeigte sich als effektive Formel, mit der zeitaufwändige Papierformalitäten reduziert und Verwaltungsdienstleistungen nun barrierefreier, komfortabler und effizienter gestaltet sind. VideoID wurde als zentrale Komponente gewählt, um die Identifikation der Bürger:innen über ein sicheres und bequemes Video-Ident-Verfahren zu ermöglichen. Das System erlaubt es, VideoID problemlos in den Prozess und die vorhandene Infrastruktur einzubinden.
VideoID lässt sich schnell und einfach auch in viele andere Online-Dienste integrieren.

WebID Solutions

• WebID wurde ausgewählt, da die Zusammenarbeit im (Einführungs-) Prozess der Online-Anmeldung zur Eheschließung bereits überaus erfolgreich etabliert war.
• Das Unternehmen betreut seit vielen Jahren zahlreiche Großkunden –  insbesondere im hochregulierten deutschen Bankensektor – und ist zertifiziert, auditiert und erfahren im Umgang mit sensiblen Daten.
• Es kommen modernste Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, mit denen die sensiblen Daten der Bürger:innen optimal geschützt sind.

Wir sind stolz darauf, dass unser hochentwickeltes Verfahren zur Video-Identifikation, auch bekannt als Video-Ident und VideoID, einen weiteren Beitrag zur Digitalisierung in der deutschen Verwaltungslandschaft leistet.“
Frank S. Jorga, WebID-Gründer und Co-CEO.

Umsetzung

Die Umsetzung des Pilotprojekts zur Digitalisierung des Meldewesens in Wiesbaden durch WebID Solutions, ekom21 und die hessische Landeshauptstadt erfolgte in mehreren Schritten, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Damit die Landeshauptstadt Wiesbaden ihren Bürger:innen die Möglichkeit geben kann, sich online an- und umzumelden, nutzt sie „Civento“, die Fachverfahrensplattform der ekom21, in die das Video-Ident-Verfahren der WebID als „Plugin“ integriert wurde. Die ekom21 ist zentraler Ansprechpartner für die hessischen Kommunen und unterstützt diese bei der Verwaltungsdigitalisierung und beim IT-Betrieb. Die Softwareplattform Civento ist dabei in vielen verschiedenen Bereichen der Verwaltung einsetzbar und bietet als modulare Softwareplattform Lösungen für unterschiedlichste OZG-Leistungen. ekom21 ist der größte kommunale IT-Dienstleister in Hessen.

Höchste Priorität wurde der Sicherheit und dem Datenschutz eingeräumt – und entsprechend umfassende Maßnahmen ergriffen, um die Integrität der Bürgerdaten zu gewährleisten und alle relevanten Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Der Vorgang zur An- und Ummeldung kann dank der Implementierung von VideoID nun komplett online durchgeführt werden.

Wir freuen uns, gemeinsam mit der ekom21 und WebID an die vergangene Pionierarbeit im Standesamt anzuknüpfen und dem Anspruch unserer Bürgerinnen und Bürger mit dem neuen Pilotprojekt gerecht zu werden.”
Maral Koohestanian, Stadträtin in Wiesbaden

Die Lösungswahl

1. Die ein-/umziehende Person besucht online das Bürgerserviceportal der Stadt Wiesbaden und gibt ihre persönlichen Daten, das vom Vermieter erhaltene „Zuordnungsmerkmal“ sowie die alte und neue Meldeadresse ein.
2. Es folgt ein Videotelefonat mit dem geschulten WebID Personal, das die Identität der Person überprüft. Dies kann per Computer, Tablet oder Smartphone erfolgen. Dabei werden die Sicherheitsmerkmale des Ausweises überprüft.
3. Abschließend werden die vom Anrufer zu Beginn eingegebenen Daten geprüft und durch die Eingabe einer an ihn per SMS versandten TAN die Online-Wohnsitzmeldung qualifiziert elektronisch signiert.
4. Die Mitarbeiter:innen vom Bürgerbüro prüfen die Online-Meldung. Sofern alles korrekt verlaufen ist, wird eine postalische Meldebestätigung mit neuen Adressaufklebern verschickt. Da der Chip im Ausweis nachfolgend innerhalb von sechs Monaten aktualisiert werden muss, bietet der Bürgerservice Express-Termine an.

Ergebnisse

Einsparung von Zeit und Ressourcen

• Weniger bürokratische Hürden: weniger Komplexität und Bürokratie, kein Zeitverlust und keine Verwirrung.
• Keine langen Wartezeiten: keine Terminsuche, kein Warten auf dem Amt – kein Frust mehr, besonders wenn man auf eine zügige
  amtliche Bestätigung des Wohnsitzes angewiesen ist.
• Entspanntes Ankommen und Einleben im neuen Zuhause – einfach, bequem, online!
• Keine Nutzung von Auto / ÖPNV und weniger Stress: Insbesondere für Menschen mit Handicap, für die der Weg in die Stadt eine größere Herausforderung darstellen kann.

Darüber hinaus trägt ein solches Digitalisierungsprojekt zu einer inklusiveren und barrierefreien Gesellschaft bei – und ist dabei auch noch umweltfreundlich. Denn: Es werden weniger Papier und umweltbelastende Transportmittel eingesetzt.

 

„In einer Smart City geht es darum, mit innovativen Lösungen und Technologien die Lebensqualität der Bürgerinnen und Bürger zu steigern. Durch die Online-Anmeldung der Eheschließung mit der Identifikation von WebID haben wir es geschafft, Zeit und Aufwand für Paare erheblich zu reduzieren und ihnen einen modernen Onlinedienst zu bieten – rund um die Uhr, unabhängig von den Öffnungszeiten der Verwaltung. Und das kommt an – 98 % unserer Paare entscheiden sich für den Online-Service, bislang wurde er 6.500-mal genutzt. Bei der Wohnsitzanmeldung ist es uns ebenfalls gelungen, einen Behördengang erfolgreich zu digitalisieren, sodass er bequem von der Couch erledigt werden kann.“

Jan Klumb, Referent für Ordnung, Digitale Verwaltung und Bürgerinnen- und Bürgerservice

What’s next?

Nach erfolgreichem Start von VideoID wird als nächster Schritt die Einführung der eID angestrebt (gleiches Verfahren wie bei der digitalen Anmeldung zur Eheschließung).

Darüber hinaus eröffnet die erfolgreiche Umsetzung in Wiesbaden die Möglichkeit, ähnliche digitale Lösungen auf andere Bereiche der öffentlichen Verwaltung auszuweiten.

Erfolgsfaktoren für die Zukunft:
Der Erfolg dieses Pilotprojekts könnte als Blaupause dienen, um weitere Kommunen dazu zu ermutigen, ähnliche digitale Lösungen zu implementieren. Die identifizierten Erfolgsfaktoren, wie die enge Zusammenarbeit von Technologie und Verwaltung, können als Leitfaden für zukünftige Digitalisierungsinitiativen dienen. Denn mehr als 80 Prozent der Deutschen wollen, dass öffentliche Institutionen und
Verwaltungen stärker digitalisiert werden. (Digitalisierungsstudie – VMware – 2022) Das Beispiel Wiesbaden, ekom21 und WebID zeigt eindrucksvoll, wie schnell und erfolgreich eine Zusammenarbeit mit einem Identity Provider verlaufen kann – und wie reibungslos damit der Gang zum Amt digitalisiert wird.