Wirtschaftlich Berechtigte

Nicht bloß in der Welt der Finanzdienstleistungen und der Unternehmens-Compliance ist die Identifizierung von wirtschaftlich Berechtigten („Unified Beneficial Owners” oder UBOs) ein zentraler Bestandteil des Know-Your-Business-Prozesses (KYB).

Dieser Prozess ist essenziell, um Transparenz zu schaffen, rechtliche Anforderungen und regulatorische Compliance zu erfüllen und so das Risiko von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere Formen der Finanzkriminalität zu minimieren. Doch was genau bedeutet der Begriff „wirtschaftlich Berechtigter“, und warum spielt er eine so wichtige Rolle im KYB-Prozess?

Definition: Wirtschaftlich Berechtigte (UBOs)

Wirtschaftlich Berechtigte in einem Unternehmen sind diejenigen Personen, die letztlich die Kontrolle über ein Unternehmen oder eine Organisation innehaben und/oder einen erheblichen finanziellen Vorteil aus den Geschäftsaktivitäten ziehen.

Gemäß der EU-Geldwäscherichtlinie (AMLD) wird eine Person in der Regel dann als wirtschaftlich Berechtigte eines Unternehmens betrachtet, wenn sie:

1. Direkt oder indirekt mehr als 25 % der Anteile an einem Unternehmen hält,
2. Stimmrechte kontrolliert, die es ihr erlauben, die Geschäftspolitik zu beeinflussen, oder
3. Auf andere Weise Kontrolle über das Unternehmen ausübt (etwa durch informelle Vereinbarungen).

In Fällen, in denen keine Person die oben genannten Kriterien erfüllt, wird oft das Management als wirtschaftlicher Eigentümer des Unternehmens betrachtet.

Gründe für die Identifikation wirtschaftlich Berechtigter

Die Identifikation und Verifikation der wirtschaftlich Berechtigten oder Eigentümer eines Unternehmens, die im Rahmen eines KYB-Prozesses erfolgen muss, ist aus mehreren Gründen relevant:

• Transparenz und Vertrauen
  Sie schafft Klarheit darüber, wer tatsächlich hinter einem Unternehmen steht. Die Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten reduziert das Risiko, dass Organisationen für illegale Aktivitäten genutzt werden oder es sich beim zu prüfenden Unternehmen möglicherweise um eine Scheinfirma handelt.
• Einhaltung regulatorischer Vorgaben
  Finanzinstitute und viele Unternehmen in anderen Sektoren sind gesetzlich dazu verpflichtet, während des Onboardings (und im Anschluss regelmäßig) die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren, um die geltenden Geldwäschegesetze einzuhalten.
• Risikomanagement
  Unternehmen können mit einer Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten potenzielle Risiken frühzeitiger erkennen, indem sie beispielsweise auch die Verbindungen ihrer Geschäftspartner:innen zu risikobehafteten Personen oder Organisationen prüfen.

Der KYB-Prozess und die Rolle der wirtschaftlich Berechtigten

KYB (Know Your Business) bezeichnet den Prozess, mit dem Unternehmen die Identität und die Struktur ihrer Geschäftspartner:innen gemäß den GwG-/AML-Vorgaben überprüfen müssen.

Die Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) und/oder Eigentümer ist in diesem Zusammenhang ein essenzieller Schritt, der nicht unterlassen werden darf, um das Risiko der Finanzkriminalität zu minimieren. Ein typischer KYB-Prozess umfasst:

1. Erfassung von Informationen und Daten zu einem Unternehmen
   Im ersten Schritt geht es bei einer Compliance-gerechten KYB-Prüfung um die Erfassung von Informationen über die rechtliche Struktur eines Unternehmens und seiner Eigentümer:innen. Dazu zählen beispielsweise Handelsregisterauszüge, Unternehmenssatzungen und Eigentümerlisten.
2. Verifizierung
   Die erfassten Daten und Informationen zu einem Unternehmen müssen im Rahmen des KYB-Prozesses durch unabhängige Quellen, wie Handelsregisterdatenbanken oder amtliche Dokumente verifiziert werden.
3. Screening
   Sobald die Informationen und Daten zu einem Unternehmen verifiziert sind, erfordert ein GwG-/AML-konformer KYB-Prozess auch die Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten gegenüber Sanktionslisten, PEP-Listen (politisch exponierte Personen) und anderen Risikodatenbanken.
4. Risikobewertung
   Sobald alle Informationen und Daten zu einem Unternehmen und deren wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) vorliegen, kann eine Risikobewertung erfolgen. Erst auf dieser Basis ist es also möglich zu analysieren, ob eine Geschäftsbeziehung mit dem geprüften Unternehmen oder dessen wirtschaftlich Berechtigten ein erhöhtes Risiko darstellt.

Herausforderungen bei der Identifikation wirtschaftlich Berechtigter

In einer idealen Geschäftswelt wäre es ein Einfaches, die rechtlichen Einheiten und die wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens zu ermitteln und zu verifizieren. Die Realität sieht anders aus, weshalb die Herausforderungen nicht zu unterschätzen sind:

• Komplexe, undurchschaubare Unternehmensstrukturen
  Oftmals sind Unternehmen in einem Netzwerk von Tochtergesellschaften und Offshore-Firmen eingebunden, was zu einer größeren Herausforderung bei der Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten führen kann.
• Falsche oder unvollständige Angaben
  Unternehmen können wissentlich oder aufgrund fehlender interner Transparenz falsche oder unvollständige Informationen hinsichtlich der wirtschaftlichen Berechtigten bereitstellen.
• Regulatorische Unterschiede
  Die Definition und die Anforderungen zur Identifikation wirtschaftlich Berechtigter können je nach Land variieren, was die Identifikation und Compliance-konforme KYB-Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten insbesondere im internationalen Kontext erschweren kann.

Fazit

Die Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten und/oder Eigentümer eines Unternehmens ist ein zentraler Bestandteil von KYB und spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Compliance-Vorgaben und der Reduzierung finanzieller Risiken.

Damit diese Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten auch in komplexen Unternehmensstrukturen gelingt, ist die Verwendung verlässlicher Quellen unabdingbar. In vielen Unternehmen wird die Identifikation von Unternehmen noch manuell durchgeführt – dabei könnten sie mit dem Einsatz innovativer Lösungen und klar definierter Verfahren sicherstellen, dass sie den rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachkommen.