Know Your Customer (KYC)

Todo lo que necesitas saber sobre una verificación KYC que cumpla con la Ley de Blanqueo de Capitales

Para asegurarse de que solo ofrecen sus productos y servicios financieros a clientes de buena reputación, los bancos y otras instituciones financieras necesitan saber con quién están tratando. De hecho, el sector financiero, junto con muchos otros, está obligado por ley a disponer de procesos y sistemas seguros para llevar a cabo dichas verificaciones.

Y ahí es donde entra en juego el KYC: KYC significa «Conoce a tu cliente»., por sus siglas en inglés Know Your Client. Este artículo trata sobre qué es el KYC, cómo es un proceso moderno de KYC, cuáles son las obligaciones de los bancos y otras instituciones financieras (y empresas) y qué soluciones están disponibles para un proceso seguro de KYC.

¿Por qué es importante el KYC?

Conocer a los clientes ayuda a prevenir actividades delictivas. O dicho de otro modo: un proceso KYC impecable puede ayudar a prevenir el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y otros tipos de delitos de guante blanco. Además de los bancos y otras empresas del sector financiero, muchos otros sectores (como los de seguros, inmobiliario o comercio electrónico) están ahora obligados por ley a establecer procesos KYC exhaustivos. La base para esto es la Directiva de la UE sobre blanqueo de capitales, la Ley contra el soborno del Reino Unido, la Ley contra la esclavitud moderna del Reino Unido y las regulaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).

Por lo tanto, el cumplimiento de las regulaciones KYC es imprescindible. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones severas, lo que significa que los bancos y otras instituciones financieras deben implementar procedimientos KYC rigurosos para cumplir con los requisitos legales.

La base para el enfoque correcto es la Directiva de la UE sobre blanqueo de capitales. Es el marco obligatorio para la identificación de clientes por parte de bancos e instituciones financieras. Su objetivo es prevenir el blanqueo de capitales.

¡El blanqueo de capitales es un problema real!

El blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y la usurpación de identidad son preocupaciones reales para la UE. Suponen una amenaza real para el sistema económico mundial y de la Unión Europea, y no solo para las instituciones financieras y los propios países, sino también para la población.

Durante más de 30 años, la lucha contra el blanqueo de capitales ha sido una prioridad absoluta. La primera Directiva sobre blanqueo de capitales se publicó en 1991 y se ha actualizado periódicamente desde entonces, y por una buena razón, después de todo, constantemente surgen nuevos factores de riesgo, entre ellos:

• innovaciones tecnológicas como blockchain o criptomonedas
• organizaciones terroristas que están conectadas en red y activas a nivel mundial
• lagunas que son explotadas por los delincuentes.

La Directiva de la UE contra el blanqueo de capitales: en continua adaptación

La primera Directiva contra el blanqueo de capitales se redactó en 1991. En aquel momento, el objetivo principal era combatir el tráfico de drogas. Incluso entonces, los bancos y los proveedores de servicios financieros ya estaban obligados a cumplir los requisitos de la Ley contra el blanqueo de capitales (AML) por sus siglas en inglés Money Laundering Act.

La segunda versión de la directiva amplió las medidas contra el blanqueo de capitales más allá de los bancos y los proveedores de servicios financieros para incluir sectores no financieros como los seguros, el sector inmobiliario, los juegos de azar, la auditoría y los notarios.

A lo largo de los años, la ley se ha ido perfeccionando y endureciendo continuamente. Por ejemplo, se regularon más estrictamente los requisitos de diligencia debida y se introdujo una oficina central nacional para informes de actividades sospechosas. En 2015, también se abordaron los pagos elevados y se volvieron a endurecer los requisitos de diligencia debida para los clientes.

La quinta directiva contra el blanqueo de capitales también tuvo en cuenta las monedas virtuales, como el bitcoin. Estas monedas permiten a los participantes realizar sus transacciones bajo un seudónimo, lo que, por supuesto, dificulta el seguimiento de las actividades ilegales, lo que hace que la intervención legal y la aplicación de procedimientos adecuados de KYC sean aún más importantes en este caso.

La actual Directiva contra el blanqueo de capitales contiene disposiciones revisadas para las oficinas centrales de información, las autoridades de supervisión y el registro de transparencia. Permite castigos más estrictos.

Base jurídica de la verificación KYC

La base jurídica del principio KYC la proporciona el artículo 8 de la Tercera Directiva de la UE sobre blanqueo de capitales, la Cuarta Directiva de la UE sobre blanqueo de capitales y la Ley de blanqueo de capitales. Junto con la Ley contra el soborno del Reino Unido, la Ley contra la esclavitud moderna del Reino Unido y el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), las directivas de la UE constituyen el marco jurídico de los procedimientos KYC.

Las leyes anticorrupción, como la Ley contra el Soborno del Reino Unido de 2010, exigen una verificación y un seguimiento adecuados de los socios comerciales y, debido a su efecto transnacional, conllevan riesgos de responsabilidad para muchas empresas. Para cumplir con las directrices internacionales, se debe respetar el principio KYC. Las empresas se enfrentan a severas sanciones por las infracciones, como la revocación de su licencia comercial.

Procedimiento para una verificación KYC que cumpla con los requisitos legales

En principio, todas las empresas del sector financiero, como bancos, entidades de crédito y proveedores de servicios financieros, deben procesar los datos de los clientes de acuerdo con el principio KYC. Y las compañías de seguros, abogados, notarios, auditores, asesores fiscales y agentes inmobiliarios también se ven afectados por la ley.

Cada verificación KYC comienza con la comprobación de los dos factores siguientes:

• La identidad del socio comercial o de la persona que desea celebrar un contrato con la empresa está obligada a realizar la verificación KYC o a abrir una cuenta. Esta información, respectivamente los datos requeridos, se determinan con la ayuda de una prueba de identidad, para lo cual normalmente se requiere un documento de identidad o, alternativamente, un pasaporte.
• Verificación de la dirección. Esto puede comprobarse, por ejemplo, con la ayuda de una factura actual de una empresa de servicios públicos (por ejemplo, un proveedor de electricidad, telecomunicaciones o gas) o un documento oficial (certificado de registro). Un contrato de alquiler actual también puede ser suficiente.

Verificación KYC para una persona física

Si se va a realizar una verificación KYC para una persona física, se debe comprobar y verificar la siguiente información:

• Nombre y apellidos de la persona.
• Lugar de nacimiento.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad.
• Dirección.

Una vez registrados estos datos personales, deben compararse con las listas de sanciones para garantizar que no se entable ninguna relación comercial con la persona que se va a identificar durante un proceso KYC si hay motivos para creer que no se debe entablar una relación comercial debido a acontecimientos críticos.

Si la persona identificada es una persona políticamente expuesta (PEP), se aplican los requisitos de diligencia debida reforzada de la sección 15 de la ley de blanqueo de capitales, ya que puede existir un mayor riesgo de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. Por lo tanto, en este caso debe llevarse a cabo una verificación de diligencia debida reforzada (EDD).

Por cierto, el mayor deber de diligencia para las personas políticamente expuestas supone que son más propensas a ser blanco de la corrupción debido a su papel especial en la sociedad.

Verificación KYC para personas jurídicas o sociedades

Si se va a entablar una nueva relación comercial con una empresa previamente desconocida, primero debe identificarse la propia empresa. El registro de transparencia, por ejemplo, puede consultarse para obtener la siguiente información:

• nombre de la empresa, nombre o designación
• forma jurídica
• número de registro, si está disponible
• dirección del domicilio social o del lugar principal de actividad
• Nombres de los miembros del órgano de representación o nombres de los representantes legales y, si un miembro del órgano de representación o el representante legal es una persona jurídica, los datos de esta persona jurídica de acuerdo con las letras a a d.

Durante esta comprobación, que debe llevarse a cabo de acuerdo con el llamado principio conoce tu negocio (KYB), por sus siglas en inglés Know Your Business, también deben determinarse los beneficiarios efectivos.

Verificación KYC de los beneficiarios efectivos (UBO)

Un beneficiario efectivo es una persona física que controla directa o indirectamente (por ejemplo, a través de entidades jurídicas intermedias) el 25 % o más del capital o de los derechos de voto de la empresa.

Es obligatorio identificar a los beneficiarios efectivos dentro de una empresa, especialmente cuando se realizan cambios en la estructura de la empresa y los beneficiarios efectivos cambian.

Se deben recopilar los siguientes datos de los beneficiarios efectivos:

• Estado en las listas de sanciones, vigilancia y PEP
• Origen de los fondos y activos
• Detalles de la relación prevista con el cliente.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse la información KYC?

Cuando se abre una cuenta, se solicitan los datos del cliente. Sin embargo, las actualizaciones periódicas de los datos también son obligatorias para los clientes existentes. Por lo tanto, para cumplir con el deber general de diligencia de acuerdo con la ley de blanqueo de capitales, los proveedores de servicios financieros deben pedir a sus clientes a intervalos regulares que confirmen que sus datos están actualizados.

Los bancos y otras instituciones financieras suelen actualizar la información KYC cada uno o tres años. La calificación de riesgo del cliente y los requisitos legales desempeñan un papel importante en esto. Es posible que las personas con una calificación de riesgo más alta deban ser revisadas con mayor frecuencia.

Las casas de cambio de criptomonedas suelen tener pautas más estrictas a seguir y pueden realizar revisiones anuales. La frecuencia puede aumentar, por ejemplo, si una persona realiza transacciones más grandes o participa en otras actividades de alto riesgo.

Las empresas de inversión y los gestores de activos también deben realizar revisiones anuales, especialmente para clientes con activos más grandes o estructuras de inversión complejas.

Por supuesto, las empresas también pueden programar revisiones más frecuentes. Para cumplir con el deber general de diligencia con los clientes que ya han sido identificados, también conocido como «reKYC», se permite el uso de un proceso de identificación totalmente automatizado, por ejemplo, con la solución de identificación WebID AutoID, incluso para empresas reguladas por la BaFin (responsable de la supervisión de todos los bancos, instituciones de crédito, aseguradoras, instituciones financieras y fondos en Alemania).

Además de las actualizaciones periódicas programadas, la información KYC también debe actualizarse de forma ad hoc cuando se producen determinados eventos, como:

• Cambio de residencia o de información de contacto de la persona.
• Cambios en la actividad comercial o en la situación profesional de la persona.
• Cambios significativos en el comportamiento de las transacciones, como un aumento repentino y significativo de la cantidad de dinero transferido.

Discrepancias en la verificación KYC

Si se identifican discrepancias durante la verificación KYC o las actividades del posible cliente son llamativas, las empresas deben abstenerse de entablar una relación comercial para no poner en peligro la seguridad de otros clientes y la de la propia empresa.

Implementación de procesos profesionales de KYC

El tipo de proceso KYC utilizado para identificar a los clientes es responsabilidad de la empresa respectiva, que debe cumplir con los requisitos legales pertinentes. El objetivo debe ser garantizar que estos procesos sean seguros, económicos y fiables. La implementación de tecnologías modernas de identificación y verificación puede ayudar a garantizarlo.

Las tecnologías adecuadas para implementar procesos KYC

Los estudios demuestran que el uso de tecnologías avanzadas en los procesos KYC puede reducir el tiempo necesario para la verificación de la identidad hasta en un 70 % y aumentar significativamente la precisión de la verificación de datos.

Más del 80 % de los bancos e instituciones financieras de la región DACH se benefician desde hace muchos años de las soluciones de identificación de WebID, que permiten una implementación rápida, segura y conforme a la ley de procesos KYC adecuados de acuerdo con los requisitos de la Ley de Blanqueo de Capitales.

All-In-One Identity Hub

WebID Hub es el marketplace central para los procesos digitales de KYC y la prevención del fraude en línea. Es un ecosistema que puede conectarse a las respectivas infraestructuras de TI, productos y servicios de instituciones financieras y muchas otras industrias.

Las empresas pueden acceder a una amplia gama de servicios para una verificación óptima de KYC a través de una única interfaz, incluidas soluciones para la identificación segura en línea, la contratación digital y la prevención de riesgos en general.

Los clientes, por su parte, se benefician de un proceso de verificación simplificado. Pueden almacenar sus identidades digitales verificadas de forma segura en servidores encriptados. Estos servidores están conectados de forma segura al WebID Hub.

Implementar procedimientos KYC con WebID

Con la cartera de productos WebID, se dispone de varios procedimientos de identificación que cumplen con KYC y que pueden utilizarse para llevar a cabo de forma segura controles de identidad que cumplan con la Ley de Blanqueo de Capitales, de manera eficiente, precisa y de acuerdo con la ley. Ideal para todas las empresas que desean mejorar sus requisitos de cumplimiento y minimizar el riesgo de fraude y blanqueo de capitales.