Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine spezielle Form der elektronischen Signatur, die die strengsten EU-Anforderungen an die Authentifizierung der Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments erfüllt. Sie ist nach der eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) der Europäischen Union als rechtlich gleichwertig zu einer handschriftlichen Unterschrift anerkannt.

Die QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen, das nur von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter (TSP) ausgestellt wird. Dieses Zertifikat enthält Daten zur Identifikation des Signierenden und ist mit elektronischen Signaturerstellungsdaten verknüpft, die der Signierende unter seiner alleinigen Kontrolle hat.

Um eine QES zu erstellen, benötigt der Unterzeichner ein digitales Zertifikat, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde. Der Prozess umfasst in der Regel eine strenge Identitätsprüfung des Unterzeichners durch den Anbieter. Nach der Verifizierung kann der Unterzeichner mithilfe eines sicheren Signaturerstellungswerkzeugs (z.B. einer speziellen Software oder eines speziellen Hardwaregeräts) Dokumente elektronisch signieren.

Die qualifizierte elektronische Signatur bietet ein hohes Maß an Sicherheit und wird daher häufig für offizielle Dokumente, Verträge und andere rechtlich bindende Dokumente in einem digitalen Format verwendet, wo die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei nachgewiesen und die Unveränderlichkeit des Dokuments garantiert werden muss.

Wie erstellt man eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) über WebID folgt einem mehrstufigen Prozess, der darauf abzielt, die Identität des Nutzers sicher zu verifizieren und ihm ein qualifiziertes Zertifikat zur Signaturerstellung zur Verfügung zu stellen. WebID bietet eine Online-Identitätsprüfung, die den Prozess der Erstellung einer QES vereinfacht und beschleunigt, indem sie die notwendige Identitätsfeststellung und Zertifikatsausstellung digital und aus der Ferne ermöglicht.

• Identitätsprüfung: Die Identifikation kann über verschiedene Methoden erfolgen, darunter per Videocall (VideoID), Online-Banking (AccountID),  Online Ausweis (eID) oder vor Ort, etwa am Point of Sale. Diese Methoden sind GwG-konform und bieten eine rechtssichere Grundlage für die Erstellung einer QES​.
• Vertrag sichten und Nutzungsbedingungen akzeptieren: Nach erfolgreicher Identifikation können Kunden den Vertrag einsehen und die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Parteien die Bedingungen des Vertrages verstehen und zustimmen​
• Vertrag durch TAN-Eingabe signieren: Schließlich erfolgt die Signierung des Vertrages durch die Eingabe einer Transaktionsnummer (TAN), die per SMS versendet wird. Mit der Eingabe der TAN wird der Vertrag rechtskräftig unterschrieben. Dieser Schritt bestätigt die Zustimmung des Nutzers zum Vertrag und schließt die Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur ab

Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, Nutzern eine benutzerfreundliche, rechtskonforme und schnelle Möglichkeit zu bieten, Verträge online zu unterzeichnen, mit der Sicherheit und Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Welche rechtliche Bedeutung hat eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) besitzt eine fundamentale rechtliche Bedeutung innerhalb der Europäischen Union, die durch die eIDAS-Verordnung (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) festgelegt wird. Diese Verordnung zielt darauf ab, das Vertrauen in elektronische Transaktionen im europäischen Binnenmarkt durch die Schaffung eines gemeinsamen Rahmens für elektronische Signaturen und verwandte Dienste zu stärken.

Eine der wichtigsten rechtlichen Eigenschaften der QES ist ihre Gleichstellung mit handschriftlichen Unterschriften. Dies bedeutet, dass Dokumente, die elektronisch mit einer QES signiert wurden, die gleiche rechtliche Gültigkeit und Anerkennung genießen wie traditionell handschriftlich unterzeichnete Dokumente. Diese Gleichstellung erleichtert den Einsatz elektronischer Signaturen in einem breiten Spektrum von rechtlichen und geschäftlichen Prozessen und fördert die Digitalisierung.

Die QES genießt aufgrund der strengen Anforderungen, die für ihre Erstellung gelten, eine hohe Vertrauenswürdigkeit. Dazu gehört die Identifikation des Unterzeichners durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter sowie die Nutzung sicherer Signaturerstellungseinheiten. Diese Maßnahmen garantieren die Authentizität und Integrität der Signatur und des signierten Dokuments, was wiederum das Vertrauen der beteiligten Parteien in elektronische Transaktionen stärkt.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der QES ist die grenzüberschreitende Anerkennung innerhalb der EU, die den elektronischen Geschäftsverkehr und digitale Transaktionen vereinfacht. Die QES trägt zur Nichtabstreitbarkeit bei, indem sie starke Beweise für die Identität des Unterzeichners und die Unveränderlichkeit des Dokuments liefert, was die Rechtssicherheit elektronischer Transaktionen weiter erhöht.

Zusätzlich müssen QES und ihre Anbieter spezifische technische und organisatorische Sicherheitsanforderungen erfüllen, die in der eIDAS-Verordnung und den zugehörigen technischen Standards festgelegt sind. Diese hohen Sicherheitsstandards sorgen für die sichere Erstellung, Verwaltung und Speicherung von qualifizierten elektronischen Signaturen.

Schließlich müssen im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) strenge Datenschutzmaßnahmen beachtet werden, insbesondere in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Erstellung und Verwaltung von QES notwendig sind. Dies stellt sicher, dass die Privatsphäre der Nutzer geschützt bleibt, während sie die Vorteile digitaler Signaturen nutzen.

Welche Unterschiede gibt es zwischen einer QES und anderen Arten elektronischer Signaturen?

Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union definiert drei Hauptarten elektronischer Signaturen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Jede dieser Signaturen hat spezifische Eigenschaften und Anwendungsbereiche, die sie für verschiedene Zwecke geeignet machen. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Die EES ist die grundlegendste Form einer elektronischen Signatur. Sie umfasst jede Art von elektronischem Daten, die verwendet werden, um den Unterzeichner zu identifizieren oder der Zustimmung zu einem elektronisch vorliegenden Dokument Ausdruck zu verleihen. Beispiele hierfür können eine gescannte Unterschrift, ein angeklicktes Häkchen in einem Kontrollkästchen oder eine E-Mail-Signatur sein. Die SES bietet kein grundlegendes Sicherheitsniveau, da sie keine spezifische Technologie für die Verifizierung der Identität des Unterzeichners oder die Integrität der Signatur vorschreibt.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Eine FES bietet ein höheres Sicherheitsniveau als eine EES. Sie muss so erstellt sein, dass eine eindeutige Identifikation und Authentifizierung des Unterzeichners möglich ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Daten, die zur Erstellung der Signatur verwendet wurden, ausschließlich unter der Kontrolle des Unterzeichners stehen und dass jegliche nachträgliche Veränderung des Dokuments erkennbar ist. Die FES bietet mehr Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit als eine EES, da sie die Identität des Unterzeichners stärker an die Signatur bindet und die Integrität des signierten Dokuments schützt.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES ist die sicherste und rechtlich verbindlichste Form der elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Sie erfüllt alle Anforderungen einer FES und beruht zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen, das von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird. Die QES bietet die höchste Sicherheitsstufe und wird in der gesamten EU als gleichwertig zu einer handschriftlichen Unterschrift anerkannt. Dies macht sie besonders geeignet für rechtlich bindende Transaktionen und Dokumente, bei denen eine hohe Vertrauenswürdigkeit erforderlich ist.

Zusammenfassend lassen sich die Unterschiede zwischen diesen Signaturen hauptsächlich in den Sicherheitsstufen, der rechtlichen Bindungskraft und den spezifischen Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners und die Integrität der Signatur festmachen. Während die EES für alltägliche Transaktionen mit geringem Risiko ausreichend sein kann, bieten FES und insbesondere QES zusätzliche Sicherheits- und Authentifizierungsmerkmale, die sie für vertraulichere und rechtlich bindende elektronische Transaktionen unerlässlich machen.

Wie unterscheidet sich die QES von der digitalen Signatur?

Die Unterscheidung zwischen einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) und einer digitalen Signatur basiert hauptsächlich auf rechtlichen Rahmenbedingungen und Sicherheitsstandards. Die digitale Signatur bezieht sich allgemein auf Technologien, die kryptografische Methoden nutzen, um die Authentizität und Integrität elektronischer Daten zu sichern, und ist nicht spezifisch durch gesetzliche Vorgaben definiert. Im Gegensatz dazu ist eine QES eine spezielle Art der digitalen Signatur, die gemäß der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union strengen Anforderungen unterliegt. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter und muss mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt werden, wodurch sie in der EU die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift erhält. Somit stellt die QES innerhalb der EU den höchsten Standard für die Sicherheit, Rechtsverbindlichkeit und Vertrauenswürdigkeit elektronischer Dokumente und Transaktionen dar, während digitale Signaturen eine breitere Kategorie von Technologien ohne spezifische gesetzliche Anforderungen abdecken.

Für welche Arten von Transaktionen und Dokumenten kann eine QES verwendet werden?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) kann für eine breite Palette von Transaktionen verwendet werden, bei denen eine rechtlich verbindliche Unterschrift erforderlich ist. Dies umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:

• Vertragsabschlüsse: Kaufverträge, Mietverträge, Dienstleistungsverträge, Arbeitsverträge und andere Arten von Vereinbarungen zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Verbrauchern.
• Finanztransaktionen: Kreditvereinbarungen, Bankdokumente, Jahresabschlüsse und andere finanzielle Verpflichtungen.
• Rechtliche Dokumentation: Gerichtliche Einreichungen, rechtliche Anmeldungen, Vollmachten und andere offizielle Dokumente, die bei Behörden eingereicht werden.
• Personalwesen: Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Datenschutzerklärungen, Einverständniserklärungen und anderen personalbezogenen Dokumenten.
• Regierungs- und Verwaltungsdokumente: Anträge, Genehmigungen, Lizenzen und andere Dokumente, die im Rahmen der Interaktion mit staatlichen und lokalen Behörden benötigt werden.
• Gesundheitswesen: Patienteneinwilligungen, medizinische Berichte und andere Dokumentationen im Gesundheitssektor.
  Unternehmensführung: Dokumente im Zusammenhang mit der Unternehmensführung wie Protokolle von Vorstandssitzungen, Jahresberichte, und Gesellschafterbeschlüsse.

Die Flexibilität und rechtliche Anerkennung der QES ermöglicht es, fast jede Transaktion oder Dokumentation, die traditionell eine handschriftliche Unterschrift erfordert, digital zu signieren und zu validieren, was Prozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Wie können qualifizierte elektronische Signaturen die Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen optimieren?

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) revolutionieren die Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen, indem sie diese signifikant beschleunigen und vereinfachen. Durch die Ermöglichung der schnellen und sicheren Online-Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten entfallen die Notwendigkeit physischer Treffen und der Versand von Papierdokumenten, was zu einer erheblichen Beschleunigung von Vertragsabschlüssen führt. Die Reduktion von Papierkram durch digitale Dokumente senkt nicht nur die Material- und Verwaltungskosten, sondern verbessert auch die Dokumentenverwaltung durch leichtere Archivierung, Suche und Zugriff. Zudem erhöht die Verwendung von QES die Sicherheit der Dokumente durch starke Authentifizierung und Gewährleistung der Unveränderlichkeit, minimiert das Risiko von Fälschungen und unterstützt die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen dank der rechtlichen Anerkennung der QES gemäß der eIDAS-Verordnung.

Darüber hinaus fördern QES die internationale Geschäftstätigkeit durch ihre Anerkennung in der EU und darüber hinaus, verbessern die Kundenerfahrung durch die Digitalisierung von Prozessen und tragen zu Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit bei, indem sie den Papierverbrauch reduzieren. Die Implementierung von QES in Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance ihrer Transaktionen zu gewährleisten.

Wie lange ist eine qualifizierte elektronische Signatur gültig?

Die Gültigkeitsdauer einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) hängt von der Gültigkeitsdauer des zugrundeliegenden qualifizierten Zertifikats ab, das für die Erstellung der Signatur verwendet wird. Ein qualifiziertes Zertifikat wird von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt und hat in der Regel eine begrenzte Gültigkeitsdauer, die oft zwischen einem und drei Jahren liegt. Nach Ablauf dieses Zeitraums muss das Zertifikat erneuert werden, um weiterhin gültige QES erstellen zu können.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Gültigkeit der Signatur selbst – also die Tatsache, dass ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt signiert wurde – nicht abläuft. Einmal signierte Dokumente bleiben rechtlich bindend, auch wenn das Zertifikat, mit dem die Signatur erstellt wurde, abläuft. Was sich ändert, ist lediglich die Fähigkeit, nach Ablauf des Zertifikats neue Signaturen zu erstellen, bis ein neues Zertifikat erworben wird.

Um die langfristige Verifizierbarkeit von QES zu gewährleisten, insbesondere bei Dokumenten, die über viele Jahre hinweg rechtlich relevant bleiben müssen, können zusätzliche Maßnahmen wie Zeitstempel und Archivierungslösungen eingesetzt werden. Diese Techniken helfen dabei, die Integrität und Authentizität von signierten Dokumenten über die Zeit zu bewahren, selbst wenn die ursprünglichen Zertifikate längst abgelaufen sind.

Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von QES in bestimmten Branchen oder Ländern?

Branchenspezifische Einschränkungen

• Gesundheitswesen: In einigen Ländern dürfen Patientendaten und medizinische Berichte aufgrund strenger Datenschutzvorschriften und Sicherheitsanforderungen nur unter bestimmten Bedingungen elektronisch signiert werden. Die Verwendung von QES kann hier speziellen Regularien unterliegen.
• Finanzsektor: Banken und Finanzinstitute unterliegen oft strengen Compliance-Anforderungen, die den Einsatz von QES beeinflussen können. Beispielsweise können für bestimmte Finanztransaktionen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen oder Verifizierungsprozesse erforderlich sein.
• Öffentlicher Sektor: Obwohl QES in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden können, gibt es Fälle, in denen physische Signaturen oder spezielle Formen elektronischer Signaturen vorgeschrieben sind.

Länderspezifische Einschränkungen

• EU-Mitgliedstaaten: Innerhalb der EU wird die Verwendung von QES durch die eIDAS-Verordnung geregelt, die eine weitreichende Anerkennung und Interoperabilität innerhalb der Mitgliedstaaten gewährleistet. Dennoch können einzelne Länder zusätzliche spezifische Vorschriften haben.
• Außerhalb der EU: Die Anerkennung und rechtliche Wirksamkeit von QES variiert stark. Einige Länder haben eigene Standards und Gesetze für elektronische Signaturen, die von den eIDAS-Standards abweichen können. Dies kann die grenzüberschreitende Anerkennung von QES beeinflussen.
• Rechtsräume mit speziellen Anforderungen: In manchen Rechtsräumen können zusätzliche Zertifizierungen oder Akkreditierungen für Anbieter von Vertrauensdiensten erforderlich sein, um QES anbieten zu dürfen.