Einfache Elektronische Signatur (SES)

Die einfache elektronische Signatur (SES): Alles Wissenswerte

Elektronische Signaturen erleichtern den Business-Alltag erheblich. Auch Studien zeigen, dass sich mit elektronischen Signaturen Dokumentenprozesse um bis zu 60 % effizienter durchführen lassen. Je nach Art der elektronischen Signatur können so sogar Verträge oder Genehmigungen unterzeichnet werden – und das ganz ohne dass sich die Beteiligten gegenübersitzen müssten.

Bei der einfachen elektronischen Signatur – abgekürzt mit „EES“ – handelt es sich um die einfachste Form der digitalen Unterschrift. Diese wird oft auch mit „SES“ abgekürzt, abgeleitet vom englischen Begriff „Standard Electronic Signature“.

Definition der einfachen elektronischen Signatur

Die SES ist einer der drei Standards im Bereich der elektronischen Signaturen.

Unterschieden wird hier zwischen:

1. Einfache elektronische Signatur (kurz SES oder EES)
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die SES kommt regelmäßig bei Dokumenten zum Einsatz, für die gesetzlich keine bestimmte Form der Signatur vorgeschrieben ist.

Möglichkeiten, mit einer einfachen elektronischen Signatur zu unterzeichnen, bieten beispielsweise ein Pen auf dem Tablet, ein Finger auf dem Touchscreen – oder auch der Mauszeiger im digitalen Unterschriftenbereich. Ebenso kann eine eingescannte Unterschrift als Bild eingefügt werden.

Dabei muss eine einfache elektronische Signatur nicht zwangsweise eine Unterschrift enthalten: Auch bei der E-Mail-Signatur handelt es sich um ein Beispiel für eine SES. Hier wird als Abschluss einer Mail einfach nur eine Signatur mit Namen und Kontaktdaten hinterlegt.

Unterschiede: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur

Hier ein kleiner Überblick zur Abgrenzung der drei verschiedenen Formen von elektronischen Signaturen:

1. Einfache elektronische Signatur (SES oder EES): Die SES ist die einfachste Variante der elektronischen Signatur. Bei dieser werden gemäß eIDAS-Verordnung digitale Daten mit weiteren digitalen Daten verknüpft.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese Art der elektronischen Signatur kann im Gegensatz zur SES eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet werden – somit ist also auch eine konkrete Identifizierung dieser möglich. Hierfür erhält das zu unterzeichnende Dokument einen einmaligen Signaturschlüssel. Dieser stellt sicher, dass das Dokument nicht im Nachhinein nochmal geändert wird.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES erfüllt nicht nur alle Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Zusätzlich gibt es bei der qualifizierten elektronischen Signatur auch ein bestimmtes Zertifikat, das nicht auf andere Personen übertragbar ist und somit die eindeutige Zuordnung ermöglicht. Dies macht die QES besonders sicher.

Somit steigt die Beweiskraft von einem relativ niedrigen Niveau bei der einfachen elektronischen Signatur über ein solides bei der FES bis hin zu einem sehr hohen bei der QES an.

Rechtliche Anforderungen an die einfache elektronische Signatur

Die Basis für alle Formen der elektronischen Signatur stellt die eIDAS-Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union dar. „eIDAS“ steht dabei als Abkürzung für den englischen Begriff „electronic IDentification, Authentication and trust Services“ und bezieht sich auf die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt.

1. die Daten müssen in elektronischer Form vorhanden sein.
2. die Daten müssen weiteren elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sein.
3. die unterzeichnende Person nutzt diese Daten zum Unterzeichnen.

Bei der einfachen elektronischen Unterschrift (SES) kann trotz vorhandener Namensnennung nicht sicher nachgewiesen werden, dass die namentlich erwähnte Person das Dokument auch tatsächlich selbst unterzeichnet hat. Daher hat die einfache elektronische Signatur keine besonders hohe Beweiskraft und kann einfach gefälscht werden.

 

Weitere Informationen zur eIDAS-Verordnung

Seit dem 01.07.2016 können in den 28 EU-Mitgliedsstaaten sowie im gesamten europäischen Wirtschaftsraum Vertrauensdienste nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung sowie Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt angeboten werden.

Die eIDAS-Verordnung beinhaltet verbindliche Regelungen zur elektronischen Identifizierung und für elektronischen Vertrauensdienste. Somit schafft die eIDAS-Verordnung einheitliche Rahmenbedingungen für die grenzüberschreitende Nutzung von elektronischen Identifizierungsmitteln sowie Vertrauensdiensten. Hierzu gehören einerseits die Neuregelung elektronischer Signaturen sowie andererseits Dienste für elektronische Siegel und Zeitstempel, Webseiten-Zertifikate oder die Zustellung elektronischer Einschreiben.

Für Deutschland gilt seit dem 29. Juli 2017 zudem das deutsche Vertrauensdienstegesetz, kurz VDG. Dieses löste das zuvor geltende Signaturgesetz (SigG) ab. Das VDG ergänzt die bestehende eIDAS-Verordnung und enthält relevante Vorgaben rund um elektronische Signaturen und elektronische Siegel.

Die Einsatzbereiche der einfachen elektronischen Signatur (SES)

Zum Einsatz kommt die einfache elektronische Signatur bei Dokumenten, die gesetzlich keiner vorgeschriebenen Form unterliegen. Verträge mit elektronischer Signatur könnten aus rechtlicher Sicht ebenso per Handschlag besiegelt werden. Somit eignet sich die SES für Bereiche, in denen kein hohes Haftungsrisiko besteht.

Typische Anwendungsfälle für eine einfache elektronische Signatur sind unter anderem:

• interne Dokumente in Unternehmen
• Anmeldeformulare für Veranstaltungen oder Besichtigungen
• Angebote oder Kostenvoranschläge von Unternehmen
• Bestellbestätigungen
• Auftragsbestätigungen
• Bestätigungen zum Erhalt einer Lieferung
• die E-Mail-Signatur
• eine eingescannte Unterschrift – zum Beispiel unter einer Bewerbung
• Ausbildungsvereinbarungen
• eine Checkbox, die angeklickt wird, um beispielsweise AGB oder eine Datenschutzerklärung zu akzeptierten.

Sicherheit und Beweiskraft der EES

Die einfache elektronische Signatur ist nicht für Dokumente geeignet, die ein unkalkulierbares oder hohes Haftungsrisiko haben. Sie bietet keine Sicherheit vor Fälschungen von Unterschriften.

Die Vorteile der einfachen elektronischen Signatur

Die SES bringt im Arbeitsalltag im Vergleich zu den umfangreicheren und aufwändigeren anderen Methoden wie der FES und der QES verschiedene Vorteile mit sich:

• Die SES spart Zeit und Ressourcen: Die einfache elektronische Signatur spart im Arbeitsalltag Zeit und schont Ressourcen. Da Dokumente nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und einscannt werden müssen, lassen sich Zeitaufwand und Druckkosten reduzieren. Zugleich ist die einfache elektronische Signatur papierlos und dementsprechend umweltschonend. Im Business-Alltag erleichtert die EES besonders interne Unternehmensprozesse, die eine direkte Zuordnung zu Mitarbeitenden notwendig machen.
• Die einfache elektronische Signatur geht mit dem Trend der Digitalisierung: Die SES hilft Unternehmen dabei, dem Trend der Digitalisierung zu folgen – und die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu digitalisieren. Somit kann der gesamte Workflow von der Dokumentenerstellung bis hin zur Unterschrift und Ablage des Dokuments digital umgesetzt werden.

Zusammenfassung zur einfachen elektronischen Signatur (SES)

Die einfache elektronische Signatur ist die einfachste Form der elektronischen Unterschrift. Sie eignet sich hervorragend für alle digitalen Dokumente und Prozesse, bei denen eine gesetzliche Formfreiheit vorliegt. Im Arbeitsalltag hilft die SES Unternehmen dabei, Zeit und Ressourcen zu sparen.

Einsatzbereiche für die einfache elektronische Signatur stellen zum Beispiel interne Unternehmensdokumente, Angebote und Kostenvoranschläge, Bestellbestätigungen sowie die E-Mail-Signatur eines Mitarbeiters dar.

Die einfache elektronische Unterschrift besitzt keine hohe Beweiskraft und kann relativ leicht gefälscht werden. In Fällen, bei denen es wichtig ist, die Signatur der unterzeichnenden Person eindeutig zuordnen zu können, werden andere Formen der elektronischen Signatur benötigt. Hier kommen je nach konkreter Sachlage die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Frage.

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